Medikal ve İlaç Sektöründe ZORUNLU E-FATURA Dönüşümü: Süreçler, Riskler ve Uyum Rehberi

Sağlık Sektörünün Dijitalleşen Kalbi – E-Fatura Zorunluluğu

Sağlık, medikal cihaz, ilaç ve dental malzeme sektörleri, insan sağlığına dokunan kritik iş kollarıdır. Bu sektörlerdeki tedarik zincirinin şeffaflığı ve kayıt altına alınması büyük önem taşır. Türkiye’de vergi süreçlerinin dijitalleşmesi kapsamında, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen ciro limitleri doğrultusunda, medikal, ilaç ve dental sektördeki birçok işletme için E-Fatura ve E-Arşiv Fatura kullanımı zorunlu hale gelmiştir.
Bu zorunluluk, sadece bir fatura formatı değişikliği değil, aynı zamanda operasyonel süreçlerin yeniden gözden geçirilmesi, hızlanması ve olası mali/hukuki risklerin minimize edilmesi için bir fırsattır.

•   Tıbbi Cihaz ve Medikal Ürün Tedarikçileri (Üretici, Satıcı)
•   Medikal Sarf Malzeme Üreticileri/Satıcıları
•   Dental Malzeme ve Cihaz Tedarikçileri (Üretici, Depo)
•   İlaç Üreticileri, Toptancıları ve İlaç Depoları

Bu kılavuz, yukarıda sayılan sektörlerin E-Fatura süreçlerine uyum sağlamaları, kritik süreçleri yönetmeleri ve operasyonel verimliliklerini artırmaları için hazırlanmıştır.

Bölüm 1: Sektörel Bazda E-Fatura Süreçlerinin Kritik Bileşenleri

Tıbbi ve İlaç sektörlerinde, standart E-Fatura süreçlerine ek olarak dikkat edilmesi gereken spesifik uygulamalar bulunmaktadır:

A. Tıbbi Cihaz ve Malzeme Tedarikçileri İçin Önemli Noktalar (UTS Entegrasyonu)

Tıbbi cihaz ve malzemelerin takibi için Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) tarafından geliştirilen Ürün Takip Sistemi (UTS) kritik bir rol oynamaktadır.
• UTS Bildirim Zorunluluğu: 2021 yılı itibarıyla, belirlenen kapsamdaki tıbbi cihazların satış faturalarında, Unique Device Identification (UDI) ve/veya seri/lot numaraları gibi ürün tanımlayıcı bilgilerin bulunması zorunludur.
• E-Fatura – UTS İlişkisi: GİB, E-Fatura formatında, UTS ile uyumlu veri alanlarının doldurulmasını beklemektedir. Birçok ERP sistemi, UTS bildirimlerini ayrı bir süreçte yönetirken, E-Fatura çözümünüzün bu bilgileri otomatik olarak faturaya ekleyebilmesi büyük zaman kazandırır ve hata riskini azaltır.
• Dikkat Edilmesi Gereken: Özellikle Sağlık Bakanlığı’na bağlı kurumlar, Üniversite Hastaneleri veya Özel Hastanelere yapılan satışlarda, faturadaki ürün detaylarının UTS kayıtlarıyla birebir örtüşmesi, kabul ve ödeme süreçleri için hayati önem taşır.

B. İlaç Üreticileri ve Depoları İçin Özel Durumlar (İTS Entegrasyonu)

İlaç sektöründe ise İlaç Takip Sistemi (İTS) geçerlidir.
• İTS Kapsamı: İlaçların karekod bilgileri, üretimden tüketimine kadar olan tüm aşamalarda takip edilmektedir.
• E-Fatura Gerekliliği: İlaç satış faturalarında, ilgili karekod bilgilerinin, E-Fatura formatında doğru ve eksiksiz olarak beyan edilmesi beklenmektedir. Bu, özellikle ilaç depoları ve toptancılar için günlük yüzlerce faturada karekod takibinin hatasız yapılması anlamına gelir.
• Depo Süreçleri: İlaç depolarının sipariş toplama, sevkiyat ve faturalama aşamaları, İTS/karekod doğrulamasını içerecek şekilde yeniden düzenlenmelidir.

C. Dental ve Sarf Malzeme Tedarikçileri İçin Zorluklar

Bu sektörler, genellikle çok çeşitli ve düşük birim fiyatlı sarf malzemelerle çalıştığı için:
• Hacimli İşlem Yönetimi: Günlük yüzlerce küçük fatura kesme zorunluluğu, standart bir fatura çözümünün yetersiz kalmasına neden olabilir. Yüksek hacimli ve hızlı faturalama performansı kritik öneme sahiptir.
• Depo Entegrasyonu: Malzeme stok seviyeleri ile E-Fatura kesme anındaki stok hareketlerinin anlık uyumu, envanter yönetiminin aksamaması için gereklidir.

Bölüm 2: Uyumsuzluğun Maliyeti ve Başarılı Bir Dönüşümün Anahtarları

E-Fatura süreçlerine uyumda yaşanacak gecikmeler veya hatalı uygulamalar, sektörün hassasiyeti nedeniyle ağır sonuçlar doğurabilir:
• Mali Cezalar: GİB tebliğlerine uymamanın en belirgin sonucu, ciddi tutarlara ulaşabilen özel usulsüzlük cezalarıdır.
• Sektörel Engeller: Özellikle kamu kurumlarına yapılan satışlarda, hatalı veya eksik E-Fatura (UTS/İTS bilgisi eksikliği gibi) hastane otomasyon sistemleri tarafından reddedilebilir, bu da tahsilat süreçlerini sekteye uğratır.
• Operasyonel Kayıplar: Manuel düzeltme, arşivleme ve süreç takibi için harcanan insan kaynağı ve zaman, firmaların ana işlerine odaklanmasını engeller.

Başarılı Bir E-Fatura Dönüşümü İçin 3 Kritik Adım:

1. ERP Entegrasyonu: E-Fatura çözümünüzün, ERP sisteminizle tam ve kesintisiz entegre çalışması şarttır. Veri, ERP’den otomatik olarak alınmalı ve GİB’e gönderilmelidir.
2. Sektörel Uyumluluk: Seçtiğiniz çözümün sadece standart E-Fatura kesmekle kalmayıp, UTS/İTS gibi sektöre özel zorunlulukları desteklediğinden emin olun.
3. Performans ve Arşivleme: Yüksek fatura hacimlerini kolaylıkla yönetecek bir altyapı ve uzun vadeli, güvenli dijital arşivleme kabiliyeti zorunludur.

Bölüm 3: Çözüm Ortağınız: HarmonyCloud ile Sorunsuz Geçiş

Sektörünüzün dinamiklerini iyi bilen ve sadece standart bir GİB entegratörü olmanın ötesine geçen bir iş ortağına ihtiyacınız var.
HarmonyCloud olarak, Tıbbi Cihaz, İlaç, Dental ve Tedarik Zinciri sektörlerinin kendine has E-Fatura ve dijitalleşme ihtiyaçlarına odaklandık.
• Sektörel Deneyim: HarmonyCloud, tıbbi ve ilaç sektöründeki karmaşık UTS/İTS entegrasyonlarını ve zorunlu veri alanlarını sorunsuz bir şekilde yönetebilen özel çözümler sunar. Fatura kesilirken gerekli olan karekod veya UDI bilgilerinin otomatik olarak eklenmesini sağlarız.
• Yüksek Performanslı Altyapı: İlaç depoları ve sarf malzeme tedarikçilerinin yaşadığı yüksek hacimli faturalama ve arşivleme sorunlarına karşı, esnek ve hızlı bulut tabanlı bir çözüm sunuyoruz.
• Mevcut Sistemlerle Tam Uyum: Mevcut sistemlerinizle hızlı ve sorunsuz entegrasyon sağlayarak, IT süreçlerinizdeki yükü minimuma indiririz.
HarmonyCloud ile E-Fatura dönüşümü, bir zorunluluk olmaktan çıkar, operasyonel verimliliğinizi artıran, hata riskini sıfırlayan ve mevzuata tam uyum sağlayan bir rekabet avantajına dönüşür.

Sonuç ve HarmonyCloud Avantajı

Yeni E-Fatura dönemi, özellikle Medikal ve İlaç sektörleri için sadece bir idari zorunluluk değil, aynı zamanda dijital dönüşümün kaçınılmaz bir parçasıdır. GİB gerekliliklerine ek olarak UTS ve İTS gibi sektörel entegrasyonları da gerektiren bu süreç, uzman bir çözüm ortağı ile yönetilmelidir.
HarmonyCloud, medikal ve ilaç sektörünün tüm gerekliliklerini karşılayan, geleceğe hazır, güvenilir ve esnek E-Fatura çözümü sunar.
Hazır mısınız?
E-Fatura süreçlerinizi sektörün en iyi uygulamalarıyla yönetmeye başlamak ve HarmonyCloud’un size özel çözümlerini keşfetmek için hemen HarmonyCloud ile iletişime geçin.