Envanter Düzeltmeleriyle Stok Tutarlılığını Güvence Altına Alın

Envanter düzeltmeleri, kayıtlı stok miktarını fiili stok seviyesiyle eşitlemek için yapılan sistemsel güncellemeler anlamına gelir. Bu süreç, depo sayımları, stok kaybı, hasar, iade veya sistemsel hatalar gibi nedenlerden kaynaklanan farkları düzeltmek için kritik öneme sahiptir.

Envanter Düzeltmesi Nedir?

Envanter verileri fiziksel stoktan ayrıştığında, sistemsel kayıtlarla fiziksel kontrol sonuçları arasındaki farkı kapatmak için yapılan değişikliklerdir. Bu düzeltmeler, hem miktar hem de değer açısından yapılabilir. Amaç, sipariş karşılama, satın alma ve finansal raporlama için güvenilir veri sağlamaktır .

Ne Zaman Envanter Düzeltmesi Yapılmalıdır?

• Stok sayımları sırasında kayıtlı miktar fiiliyle uyuşmuyorsa
  
• Çalınma, hasar veya yanlış yerleştirme durumlarında
  
• İade süreçlerinde ürünün tekrar stok kaydına eklenmesi gerektiğinde
  
• Muhasebe hataları veya yanlış stok değerlemelerinde
  
• Dönemsel kapanışlarda finansal doğru raporlama için
  

Bu durumlarda düzeltme yapılmazsa, operasyonel hatalar, sipariş iptalleri ve müşteri memnuniyetsizliğiyle karşılaşmak kaçınılmazdır.

Düzeltme Türleri ve Amaçları

1. Azaltma (Decrease Adjustment)

Stok sayımından sonra kayıtlı stok fiziksel stoktan fazla ise uygulanır. Nedeni: hasar, kaybolma, iade süreciyle ilişiksiz kullanım gibi olaylar olabilir.

2. Artırma (Increase Adjustment)

Sayım sonrası stok, sistemde kayıtlıdan fazla görünüyorsa kullanılır. Genellikle sayım hatası, iadelerin eksik kaydı veya yanlış kodlamadan kaynaklanır.

3. Değer Revizyonu (Revaluation)

Stok miktarı değişmese yine de düzeltme gerekebilir. Maliyet artışı, fiyat değişimi veya bozulma durumlarında sistemdeki stok değeri güncellenir.

Her üç düzeltme türü, finansal sonuçları, envanter devir hızını, COGS’u ve bütçe planlamasını doğrudan etkiler.

Envanter Çapraz Etkileri (Ripple Effects)

• Operasyonel İyileştirme: Düzeltme nedenlerinin analiziyle süreçlere müdahale edilebilir. Örneğin sık kayıplar varsa güvenlik artırılmalı, yanlış iade kayıtları varsa iade süreci gözden geçirilmelidir.
  
• Müşteri Deneyimi: Stok doğruluğu arttıkça fazla sipariş, iptal, tedarik gecikmesi gibi hatalar azalır.
  
• Finansal Şeffaflık: Doğru stok değerleri, bilanço ve gelir tablolarının güvenilirliğini sağlar.
  
• Veri Tabanlı Karar Alma: Satın alma, satış kampanyası ve fiyatlandırma kararları gerçek stok bilgisine dayandığında daha iyi sonuç verir.
  

Envanter Düzeltme Süreci Adımları

Aşama 1: Fiziki Sayım

SKU bazında el terminali veya RFID ile fiziksel sayım yapılır.

• Bütün bölgeleri kapsayın: raf, depolama kutuları, paketleme alanları.
  
• Farklı ekipler tarafından yapılması hata riskini azaltır.
  

Aşama 2: Veri Karşılaştırma

Sayım sonuçları sistem verisiyle eşleştirilir.

• Excel, ERP raporları veya WMS üzerinden karşılaştırma yapılır.
  
• Farklar analitik tabloya aktarılır.
  

Aşama 3: Düzeltmenin Kaydedilmesi

• Miktar ve değer ayarlamaları sisteme girilir.
  
• Her düzeltme için sebep girilmeli (hasar, iade, kayıp vb.).
  
• Muhasebe entegrasyonu varsa DEFTER yevmiye kodu eklenir.
  

Aşama 4: Neden Analizi ve Önlem

• En sık görülen soruna göre: PoC geliştirilir.
  
• Depo yerleşimi, barkod etiketleme, adım kontrol, güvenlik gibi alanlar yenilenir.
  

Aşama 5: Takip ve Raporlama

• Haftalık veya aylık olarak düzeltme raporları oluşturulur.
  
• KPI: sayım sonrası fark miktarı, düzeltme adetleri, en çok hata SKUs.
  

Envanter Düzeltmelerini Azaltmak İçin Öneriler

1. Gerçek zamanlı stok takibi: Barkod/RFID ve WMS ile her hareket anında otomatik güncellenir.
   
2. Güvenli depo düzeni: Net alanlar, renk kodlu raf sistemi, kayıp riskini azaltır.
   
3. Sık sayım döngüleri: ABC analizi ile kritik SKU’lar sık sayılır.
   
4. Personel eğitimi: Sayım prosedürleri ve barkod/RFID cihaz eğitimi sağlanmalıdır.
   
5. İade süreci standardı: İade kabul–kontrol–kayıt adımları tanımlanmalı, sistemle entegre edilmelidir.
   
6. Düzenli analiz: Ay sonu fark raporları toplantıda ele alınmalı ve aksiyon planı oluşturulmalı.
   

Teknoloji ile Düzeltme Süreçlerine Rehberlik

• WMS/ERP sistemleri, düzeltme adımları için kullanıcı tanımlı ekranlar sağlar.
  
• Otomatik uyarılar, kritik fark olduğunda yöneticiyi bilgilendirir.
  
• Envanter rapor modülleri, fark trendlerini ve hipotez analizlerini grafik olarak sunar.
  

Bu yapı, düzeltme ihtiyacını azaltmakla kalmaz, aynı zamanda hata nedenlerini erkenden tanımlayarak maliyeti düşürür.

Envanter Düzeltme ve Sürdürülebilir Operasyon

Envanter sistemlerinin doğruluğu, sürdürülebilir operasyonel verimle doğru orantılıdır. Doğru verilerle;

• Stok devir hızı artar
  
• Satış fırsatları az hatayla yakalanır
  
• Gerekli finansal kontrol sağlanır
  

Stok sistemini düzeltmeyle bırakmayın; sistemsel iyileştirme döngünüzü sürekli kılın.